Quick Links
1. Indledning
2. Arbejde med regnskaber i opstartsfasen
3. Kopiere "EJD-STANDARD" til et testregnskab
4. Arbejde med kontoplanen i skabelonregnskabet
5. Installation af App'en
6. Moms og test bogføringer
7.Globale dimensioner og genvejsdimensioner
8. Tvunge dimensioner
9. Indrykke kontoplanen
10. Omfanget af testningen
11. Finanskonti der er brug for
12. Åbningsposteringer, hvornår?
13. Forretningsstyring
1. Indledning
Denne artikel er beregnet som hjælp til dig, der selv ønsker at sætte Dynamics Property op - primært på egen hånd.
Før du starter med processen skal du gøre dig klart at Business Central er et system, der kan sættes op på mange forskellige måder, da det kan anvendes til mange alternative forretningsformål og en bredere vifte af forretningsprocesser end du måtte kende fra et specialiseret ejendomsadministration. Eksempelvis kan vil man også kunne håndtere byggeprojekter og/eller vedligeholdelsesprojekter på samme system.
Business Central er fundamentet og ejendomsløsningen "Dynamics Property" bygger på dette fundament. ERP systemer er fleksible systemer og formålet med dem er at de skal kunne støtte virksomhedens forskellige processer.
Fleksibilitet og mange måder at sætte et system op på, har en stor forretningsmæssig fordel, men det rummer også en omkostning, nemlig et vidensniveau omkring den platform som man arbejder på. Business Central (og dermed Dynamics Property), er har mange anvendelses- & opsætningsmuligheder, og det er ganske enkelt ikke muligt at dække alle disse i en artikel. Derfor artiklen suppleres med læring af Business Central og Dynamics Property.
Når førnævnte er sagt er der også nogle skridt , der udføres ved næsten hver installation i finansen og dem finder du forklaret her.
Hermed være sagt at det en god, ide at undersøge hvordan fundamentet - nemlig Business Central - fungerer inden konfigurationsprocessen startes op.
Nogle brugere med et mere avanceret behov, vil benytte forretningsstyring, medens andre ikke vil. Skridt 1-3 vil indeholde enkelte henvisninger til forretningsstyring, medens de efterfølgende skridt specifikt omhandler forretninsstyring.
2. Arbejde med regnskaber i opstartsfasen
Der følger et skabelon regnskab med Dynamics Property - "DP Skabelon". Tanken er at dette skabelonregnskab, kan bruges til at sætte dit "rigtige" regnskab op. Det er en meget omfangsrig proces at sætte Business Central og Dynamics Property op helt fra grunden, og bør kun gøres i specielle tilfælde.
Heldigvis er det sådan, at man kan give en finanskonto et nyt nummer og så vil denne omdøbning slå igennem rundt om i regnskabet*. Bemærk konti kan også ske hvis hvis der er posteret på kontoen!
Omdøbningen sker kun inden for det enkelte regnskab, men *Dynamics Property har en synkroniserings App der omdøber på tværs af regnskaber. Denne funktionalitet er relevant i fald man anvender forretningsstyring.
Det vil sige at du kan omdøbe konti i skabelon-regnskabet så de svarer til den kontoplan du selv ønsker at anvende!
"DP Skabelon regnskabet" bør holdes fri af transaktioner, således der altid kan laves et regnskab ud fra det ved at kopiere det.
Du kan ikke slette bogføringer igen i et regnskab, så hvis du først begynder at lave testposteringer i et rigtigt produktionsregnskab, er du på vej ned af den forkerte sti!. Laver du test bogføringer i skabelonregnslabet har du ødelagt det,
Men du kan gøre noget andet. Du kan enten kopiere et skabelonregnskab til et testregnskab og lave prøvebogføringer i det, eller du kan kopiere dit driftsmiljø til et sandkasse miljø og lave testposteringer her. Uanset hvordan skal du have testet dine bogføringsscenarier, inden du starter den rigtige bogføring.
Da dette er opstartsfasen fasen, vælger vi kopiering regnskabet, men senere i forløbet giver det mere mening at arbejde med sandkassemiljøer, eksempelvis når der er flere brugere på systemet og opsætningerne er mere på plads. Det er subjektivt, hvordan man ønsker at arbejde i denne fase. Sandkasse miljøer er lidt mere omstændige, men man kommer ikke til at slette et driftsregnskab osv. Når der engang ligger rigtige bogføringer i regnskabet er dette naturligvis en fatal fejl at lave, der må undgåes for enhver pris. NB. kopiering af et produktionsmiljø til et sandkasse miljø, kræver særlige administrative rettigheder, og har du ikke dem, må¨du bede en der har rettighederne assistere dig i processen.
Processen er kopiere skabelonregnskabet til et testregnskab. Når du finder noget der skal rettes, retter du det 2 steder nemlig i testregnskabet og skabelonregnskabet.
Et testregnskab kan let "sande" til og så sletter man testregnskab 01 igen og kopiere - ud fra skabelonregnskabet et nyt testregnskab 02. Det kan så gøres et vilkårligt antal gange. I forbindelse med at gå i drift kan skabelon regnskabet kopieres ud til driftsregnskabet, hvori man laver sine åbningsposteringer.
Omdøber du en konto i Business Central - altså giver den et nyt nummer, omdøbes den rundt om i systemet. Det kan du også gøre selv om der er bogført på kontoen!
3. Kopiere "EJD-STANDARD" til et testregnskab
Regnskaber kopieres fra regnskabsoversigten:
Regnskaber kopires fra regnskabsoversigten. Det er også herfra regnskaber kan slettes.
4. Arbejde med kontoplanen i skabelonregnskabet
En mulighed er, at du anvender komtoplanen som den er. Men det kan også være at du ønsker at omdøbe kontoplanen så den passer nøjagtigt til dit behov. Når du omdøber finanskontoplanen i skabelonregnskabet finder du hurtigt ud af, at det på den ene side er en simpel proces, men at den kompliceres af, at når du omdøber en konto skal du først vente lidt og derefter flyttes finanskontoen til sin nye plads i sorteringsorden af finanskontoplanen. Det giver en uhensigtsmæssig arbejdsproces med en blanding af ventetid og gå tilbage derfra hvor du er kommet til i kontoplanen. Dynamics Property har derfor lavet en mindre app, der muliggør at du kan omdøbe de finanskonti du måtte ønske i en arbejdsgang, eller evt. flere med et sæt af finanskonti per gang.
Dynamics Property stiller en app gratis til rådighed, hvorved restruktureringen af kontoplanen kan gøres mere simpel. App'en hedder "re-nummerer" og gør processen betydelig lettere.
App'en giver felterne "Handling", "Nyt Nummer" og "Nyt Navn" i kontoplanen. Nendestående billede flytter eksempelvis konti '01010'/'01020' til henholdsvis '01011'/'01021' med samme navn i en arbejdsgang. Omdøbningen står igennem på evt. alle underlæggende opsætninger der måtte bruge kontonumrene '01010' og 01020' så de fremadrettet anvender '01011' og 01021'.
Får du kan rette i kontoplanens listebillede skal du vælge "Rediger liste"
Udfyld felterne med de ønskede værdier:
Afslut processen med at trykke på "Gen-Nummerer". Du kan behandle præcis så mange finanskonti af gangen som giver mening for din arbejdsproces.
5. Installation af App'en
'Gen-Nummeringsappen' betragter vi som et arbejdsredskab. For at få App'en sendes en mail til: per@dynamicsproperty.dk
Når du har modtaget App-filen 'Dynamics Property ApS_Renum GL_X.X.X.X' skal du gå ind under udvidelsesstyring
og uploade App-filen:
Tjek afslutningsvis at filen er korrektinstalleret. Luk browseren ned, og gå igen ind i Business Central - og de 3 ekstra felter vil være synlige.
Du behøver ikke anvende App'en den gør intet andet end at gøre arbejdsprocessen lettere med at kunne omdøbe flere konti af gangen.
.
6. Moms og test bogføringer
Formålet med vejledningen her er ikke at gennemgå momsopsætningen i Business Central, men vær opmærksom på at moms kalkuleres som en kombination af hvad der kommer fra debitoren eller kreditoen og (da vi typisk ikke anvender varer) og momsproduktbogføringsgruppen fra finanskontoen. Når du skal teste dine bogføringer være opmærksom på den funktion der hedder 'Vis bogføring', se nedenstående kladde:
Via funktionen "Vis bogbogføring" kan du let tjekke bogføringen og moms som dit finansopsæt resulterer i - eller sagt mao. teste om du har lavet noget uhensigtsmæssigt i opsætningen.
Trykker på derefter på antal poster - eksempelvis "3" kan du se hvad bogføringen resulterer i:
7. Global dimensioner og genvejsdimensioner
Klient, Ejendom, lejemål og skal være oprettet som genvejsdimensioner.
Anvender du forretningsstyring er nedenstående vigtigt:
REGNSKAB skal være en global dimension 1 og Ejendoms skal være oprettet som global dimension 2.
7. Tvunge dimensioner
Dynamics Property benytter sig i vid udstrækning af dimensioner. Det er derfor af stor værdi at forsyne relevante konto med et regelsæt, der sikrer at der bogføres med rette dimensionsværdier dimensionsværdier på dem. En depositumskonto kan eksempelvis se ud som nedenstående:
Det kan være en ide, at vente med at sætte tvungne dimensisonsværdier på til bogføringen af åbningsposteringer er pågået. Dette da bankposteringer, købs- & salgstransktioner typisk vil have et posteringssæt siddende på enten debit eller kreditposten med ikke den modsatte post.
I nedenstående billede sikres det at der ikke kan bogføres uden at at angiv: Regnskab, Klient, Ejendom, Lejemål og lejer,
Der kan således ikke bogføres på kontoen uden at angive, hvem deposita tilhører. Det gør afstemningen af kontoen lettere, idet du undgår posteringer, der ikke kan henføres til en lejer!
7.1 Specielt om forretningsstyring (unødvendigt ved standard opsætning):
Bemærk at regnskabsdimensionen altid bør være opsat som "Kode skal angives på alle finanskonti", hvis du agter at anvende "forretningsstyring".
Når du kommer til afsnittet omkring idriftsættelse af forretningsstyring foreslår at, regnskabet tillades en indkøring uden forretningsstyring. Men regnskabsdimensionen og værdien skal med fra første postering, hvorfor klient kortet bør forsynes med regnskabsdimensionen. Det er en midlertidig opsætning, der slettes når forretningsføring aktiviteres for alvor. Fordelen ved denne fremgangsmåde, er at kan få indkørt sin daglige posteringer uden at skal tænke på kontonr. igennem en større struktur.
Dimensionen sættes på klientkortet:
8. Indrykke kontoplanen: Starttotal, Sluttotal og Totaler
Hver gang du har en Starttotal, skal du også have en Sluttotal. Aktiver og passiver skal naturligvis passe og til det formål, skal årets resultat fra driften overføres til egenkapitalen. Her bruger du "Total".Omkring brugen af "Totaler" generelt i kontoplanen kan du med fordel ikke på det medleverede regnskab "Cronus Danmark A/S".
Det betinger at tællerne er sat korrekt op. Det behøver du ikke imidiiertid ikke gøre manuelt, De kalkuleres, når du siger indtryk kontoplan.
Sørg for at indrykke kontoplanen, så fanger du fejl mellem Starttotal og Sluttotal, evt. hvis der er flere Starttotaler end Sluttotaler, elller omvendt. Det er naturligvis også vigtigt at udskrive en balance, men det er svært før åbningsposteringer og de første bevægelser i resultatopgørelsen er bogførte,
9. Omfanget af testningen
Husk at teste de vigtigste posteringsscenarier igennem. Når du går i drift Brug 'Test bogføring' intensivt, så slipper du for at rydde op. :-)
10. Finanskonti der er brug for
Tommelfingerreglen, er at for hvert økonomisk objekt du ønkser a holde styr på har du brug for en finanskonto. Dvs.
- Depositum uden moms
- Depositum med moms
- Forudbetalt leje uden moms
- Forudbetalt leje med moms
- Konto til udvendig vedligehold
- Konto til indvendig vedligehold
- .Osv.
11. Åbningsposteringer hvornår?
I princippet er du nu klar til almindelig bogføring, men når der skal lægges åbningsposter ind, vil man eksempelvis gerne lægge deposita ind på rette lejer i processen. Til det formål har du brug for stamdata. Det afhænger lidt af ambitionsniveauet her. Er der brug for åbningsposteringer alene, er minimumskravet at følgende stamdata oprettes:
- Klienters
- Ejendomme
- Lejemål
- Lejere
Når stamdata oprettes, oprettes der i samme proces dimensioner & dimensionsværdier. De skal bruges i forbindelse med åbningsbalancen.
12. Forretningsstyring
Dette afsnit er kun relevant, hvis der skal bruges forretningsstyring, ellers kan der ses bort fra det.
Skal slutopsætningen ende ud med forretningsstyring er disse 3 forhold centrale:
- Der skal opbevares et skabelonregnskab uden posteringer ved siden af produktionsregnskabet (altid en god ide at opbevare et sådant). Kontonr., type m.v. skal være de samme i skabelonregnskabet som i produktionsregnskabet.
- Foruden klientdimensionen, skal klienter have påsat en regnskabsdimension, såldes at hver gang klienten anvendes bliver der automatisk påsat en regnskabsdimension + dimensionsværdi
- Finanskonti skal have have påsat at der skal være tvungen dimension REGNSKAB når der posteres på dem
- I finansopsætningen skal REGNSKAB skal være oprettet som globaldimension 1 og EJENDOM som global dimension 2.
- Desuden skal der laves en oversigt (gerne i Excel) over alle klientregnskaber / administrationsregnskaber skal der være oprettet når processen er afsluttet.
- Der skal være oprettet Dimensionen "REGNSKAB" og tilhørende dimensionsværdier. 1 for hvert klient/administrationsregnskab
- Opret en finanskladde (evt. også salgskladder og/eller købskladder hvis du anvender disse) for hvert regnskab. Opret desuden en unik nummerserie til hver finanskladde. Tildel nummerserien en finanskladden. Herved opnår du en finanskladde til hver regnskab med en unikt bilagsnummerserie per regnskab. Dvs. du får fortløbende bilagsnummer fra de pågældende kladder i dit klient regnskab, (Ved siden af førnævnte, er der en finansoverførsels journal der knytter postløbenummeret i klientregnskabet sammen med postløbenummeret i styringsregnskabet).