Spørgsmål: Min opkrævningsforsendelse/samleforsendelse til betalingsservice fejler, hvorfor det?
Svar: Der kan naturligvis være flere årsager. Mange gange kan der dog være kommet en ny lejer til, og er denne forsynes med betalingsformskoden 'NETS' skal den nye lejer have et "Kundeinformationskort". Er dette glemt vil opkrævningsforsendelsen/samleforsendelsen få status 'Fejlet".
Løsning: Er det glemt at oprette et kundeinformationskort, kan kundeinformationskortene let oprettes fra selve forsendelsen. Nedenstående er den samlede proces vist og kan således også fungere som en generel guide til hvordan man arbejder med opkrævningsforsendelser/samleforsendelser.
Note: Nedenstående procesbeskrivelse forudsætter at der er dannet og bogført en opkrævning.
1. Lav en ny samleforsendelse
a. Tryk på 'Ny'
b. Udfyld formularen 'Opret samleforsendelse'.i det pågældende eksempel er opkrævningen per '01-11-2023' og formularen udfyldes som følger:
c. Tryk 'Ok' for at oprette samleforsendelsen.
2. Åben den dannede samleforsendelse
a. Tryk på rediger
b) Identificer evt. fejl
c) Klik på "Fejlet" for at undersøge fejlen eller fejlene i den enkelte forsendelse nærmere
d) Undersøg linjesektionen på forsendelsen
Systemet fortæller at der ikke er oprettet kundeinformation for debitor 'D00180'
3. Vi opretter kundeinformationskortet direkte fra forsendelsen.
a. Stå på linjen hvor kundeinformaionen mangler
b. Tryk på 'Administrer' og dernæst 'Specifikation'
c.Tryk på 'Rediger kundeinformationer'
d. Svar 'Ja' til at du ønsker at kundeinformationen for debitor 'D00180'
e. Tryk 'Opdater adressefelter' (adressefelterne bliver nu udfyldt)
f. Træk et nyt kundenummer - tryk på kassen th. med de 3 prikker (IKKE den til venstre).
(kundenummeret bliver udfyldt)
g. Sæt evt. opdater adresseinformation til 'lejers/debitors)
Bemærk at i visse scenarier, ønskes en statisk forsendelsesadresse. Her skal værdien angives til "Nej". I andre scenarier ønsker man at adressen altid tages fra debitor, her skal vælges "Debitors"
Kundeinformationskortet er nu oprettet jf. nedenstående. Tryk på Luk:
4. Opdater opkrævningsforsendelseskortet
a. på opkrævningsforsendelseskortet tryk 'Genindlæs informationer'
b. Felterne bliver nu opdaterede på 'opkrævningsforsendelseskundekortet' fra Kundeinformationskortet
c. Tryk på 'ESC'
5. Tryk på 'Proces' -> 'Valider forsendelse'
Bemærk at fejllinjen for debitor 'D00180' nu er væk
6. Ret evt. yderligere linjer, så der ikke er flere fejlbeskeder
Stå på den eventtuelle linje tryk administrer - >Specikation og gentag processen som gengivet i ovenstående
I eksemplet var der ikke fejllinjer så skidt 5 gav forsendelsen status Valideret
Tryk på ESC, ESC (atså 2 gange)
7. Valider Samleforsendelsen - Tryk på 'Validér forsendelse'
Status skifter nu til 'Valideret'
8. Valider Samleforsendelsen - Tryk på 'Validér forsendelse'
9. Udlæs samleforsendelsen
Systemet fortæller at filen er 'Pakket' - dvs. klar til at blive udlæst
Tryk på 'OK'
10. Søg på Nets-filer
11. Udlæs filen
12. Du kan finde filen under "Downloads"
13. Filen uploades nu til betalingsservice
Brug linket https://ft.pbs.dk/pbs og følg betalingsservice anvisninger.