Indledning
Næværende artikkel er kun beregnet for kunder, der benytter forretningsstyring. Kunder der ikke kører med forretningsstyring skal benytte Business Centrals standard regnskabslukningsproces.
Processen illustreres på baggrund af standard demoopsættet med forklaringer undervejs med forskellige mulige varianter.
Formålet
Forretningsperiodegruppe muliggør en central styring af regnskabsafslutning for alle regnskaber placeret i gruppen. Brugen af forretningsperiodegrupper er ligeledes en forudsætning for at der i et styringsregnskab, kan håndteres klienter med forskellig regnskabsperiode.
I en koncern muliggør forretningsstyringsfuinktionaliteten, at der kan arbejdes med en lukningsproces for alle regnskaber. Arbejdes med klienthåndtering, kan der arbejdes med forskellige regnskabsår inden for styringsregnskabet. Brugen af forretningsperiodegrupper er stærkt tidsbesparende i forbindelse med regnskabslukningsprocessen når der arbejdes med forretningsstyring.
Princippet er:
At regnskaber med same regnskabsperiode kan placeres i samme forretningsperiode gruppe, hvorefter styringsregnskabet fungerer som centralstyringsenhed for de tilknyttede regnskaber.
Begreber
En forretningsperiodegruppe defineres som: en samlende enhed for klientregnskaber i styringsregnskabet, hvortil der er knyttet forretningsperioder. Forretningsperioderne for forretningsperiodegruppen er samme som for hvert af klientrenskabernes regnskabsperioder indeholdt i gruppen.
Skidt 1. Forberedelser inden processen startes op
Lav en liste over regnskaber der skal indgå i forretningsperiodegruppen. Dette kan enten være en gruppe af regnskaber hvis du arbejder med en koncern (samme regnskabsår), eller omfatte et enkelt regnskab, hvis du arbejder for klienter, der lukker derres regnskabsår indioviduelt. Der kan også laves et miks af de 2, dvs. en gruppe for en koncern og en anden for klienter med forskellige regnskabsperioder osv.
Der defineres en forretningsperiodegruppen, bestående af følgende selskaber, eksempelvis: ASK INVEST, BIRK INVEST, EGE INVEST, FYR INVEST, GRAN, LENGA EJERF, INVEST og HVIDPIL AB.
I eksemplet antages det, at gruppens regnskaber, alle har regnskabsperioden 1.1. - 31. 12
Bemærk administreres der regnskaber for klienter, kan de være relevant at definere en regnskabsgruppe for hver enkelt klient. Der kan selvfølgelig oprettes forretningsperiodegrupper der indeholder mange regnskaber og nogle der indeholder 1 regnskab.
Skridt 2. Få klientregnskabsperioderne i forretningsregnskabsgruppen synkrone.
For at man kan anvende lukningsfunktionaliteten, skal alle regnskabsperioder være som udgangspunkt være synkrone inden for gruppen. Sýnkrone vil sige at:
- Regnskaberne seneste regnskabsstartdato skal være låst på samme dato og datoen skal være "Nyt regnskabsår".
- Oprettede ikke lukkede regnskabsperioder er identiske inden for gruppen og med periodegruppens ulåste regnskabsperioder
- Der som minimum, skal være en lukket regnskabsperiode i såvel styringsregnskab som i det enkelte klientregnskab.
I eksemplet ser regnskabsåret ud som følgende for "ASK". Samme gør sig gældende i BIRK INVEST, EGE INVEST, FYR INVEST, GRAN, LENGA EJERF, INVEST, HVIDPIL AB & GO GODT ADM.
Første rigtige regnskabsår i eksemplet er 2021, så der er ingen transaktioner før den 01-01-2021.
Efterfølgende proces bringer klientregnskaberne synkrone.
a) Skift til regnskabet ASK
Regnskabsperioden ser eksempelvis som udgangspunkt ud som følger i ASK:
Datoen er låst, så den eksisterende regnskabsperioden kan vi ikke ændre på. Så vi arbejder ud fra de eksisterende regnskabsperioder, der allerede er oprettet. Den regnskabsperiode blandt klientregnskaberne der har den seneste låste dato, bestemmer normalt på hvilket tidspunkt regnskaberne bringes i synkroniseret tilstand.
Vi udfylder formularen og trykker ok.
Regnskabsåret 2016 er nu oprettet + første regnskabsperiode i 2017, er den "01-01-2017", jf. nedenstående.
b) Da vi skal have minimum et lukket regnskabsår, afslutter 2016 (husk der ikke er transaktioner i året, så der er ingen transaktioner der skal bogføres). Afslut regnskabsåret.
c) Bekræft lukningen
Tjek at året 2016 er lukket ved at se at der er kommet flueben i Lukket for regnskabsperioderne;
d) Skift til hver af de øvrige klient regnskaber som er i periodegruppen (dvs. i eksemplet sige BIRK INVEST, EGE INVEST, FYR INVEST, GRAN, LENGA EJERF, INVEST og HVIDPIL AB.), og udfør samme handlinger; a+b+c for hver af de øvrige klientregnskaber. Dvs. for hvert regnskab, opret regnskabsåret 2016 og luk det.
Når dette skridt er afsluttet skal alle klientregnskabernes regnskabsperiode, se ens ud. Der skal minimum være en lukket periode, senest låste dato være den samme og antallet af åbne perioder skal være ens.
Nu er der basis for at vi automatisk kan holde dem synkroniserede.
Skridt 3. Opret en forretningsperiode gruppe.
a) Find forretninsperiodegrupper
b) Opret en forretningsperiodegruppe ved at trykke på "Ny"
c) Udfyld værdierne
Koden '0101-3112' er valgfri, her angives perioden. Koden kunne også i andre scenarier være klientens kode."Sidste tilladte lukkedato", holder styr på at vi ikke ved en fejl kommer til at lukke for langt fremme i tiden.Feltet kan også bruges til at holde styr på, hvad vi mangler at lukke.
Bemærk at menupunktet "Perioder" endnu er inaktiv - det står med gråt.
d) Tryk på opdater F5.
"Perioder" er nu aktiv
Til at starte med er der ikke oprettet forretningsperioder for forretningsgruppen '0101-3112'. Det skal vi have gjort, og perioderne skal være de samme som vi tidligere oprettede i klientregnskaberne.
e) Udfyld 01-01-2016 som startdato og at der er tale om et nyt regnskabsår
f) Opret regnskabsåret 2016
g) Tryk afslut år og bekræft (stadig i Styringsregnskabet)
I styringsregnskabet er forretningsperioderne nu de samme som klientregnskabernes regnskabsperiode for forretningsperiodegruppen. De er også lukkede som angivet nedenfor.
Skridt 4. Tilknyt forretningslukningskoden til "Styrede regnskaber"
Stå i styringsregnskabet.
Søg "styrede regnskaber"
a) Udfyld felterne "Periodegruppe" og "resultatkonto"
Resultatkonto er den konto årets resultat skal bogføres på under egenkapital i passiverne.
I eksemplet er alle regnskaber del af en koncern, og har derfor samme regnskabsperiode. Men var der tale om individuelle lukninger per klient, ville alle periodegrupperne være forskellige. Et godt valgt kunne være at lade koden være samme som klientkoden.
Nu er regnskabsperioderne i klientregnskaberne kædet sammen med de forretningsperioder, der er oprettet for forretningsperiodegruppe. Dvs. klienternes regnskabsperioder kan styres fra forretningsperiodegruppen.
Husk følgende:
En bruger, bør efterfølgende ikke ændre i klientregnskabets regnskabsperioder, da det ikke ville være muligt at synkonisere perioder fra forretningsperiodegruppen, når disse afviger fra den synkroniserede tilstand.
Skrift 5. Opret en lukningskladde
Stå i styringsregnskabet.
Opret en kladde der skal bruges til at lukke regnskabsåret. Bemærk der skal ikke være tilknyttet nummerserie til kladden.
Skridt 6. Afslut regnskabsårene 2017, 2018, 2019, 2020 og 2021 (2021 er det første regnskabsår´)
Stå i styringsregnskabet.
a) Søg "forretningsperiodegrupper"
b) Vælg perioder
c) Vælg "Nyt år"
d) Afslut året 2017
Fordi regnskaberne er kædet sammen via Forretningsgruppen, oprettes nye kalenderår når der oprettes et nyt år i forretningsperioden. Ligeledes lukkes automatisk i alle tilknyttede klientregnskaber, når forretningsperioden lukkes for forretningsperiodegruppen.
Skridt 7. Nulstil resultatopgørelsen
a) Via finansoverførsel overfør samtlige poster til klientregnskaberne, og bpgfør dem i tilhørende regnskaber inden du går i gang med at regnskabslukningsprocessen. Tjek at balancen passer!
a) Søg på "Nulstil"
Her skal du vælge "Nultil resultatopgørelse (DP)" og IKKE standard processen
b) udfyld formularen
c) Husk også ar specificere rette dimensioner i formularen - typisk som nedenstående:
d) Gå ud af dimensionsbilledet
e) 'Luk'
f) Bogfør kladden 'Afslut'
g) Lav finansoverførsel
h) Massebogfør
i Tjek at resultatet passer
-
Angående lukning af et evt- administrationsregnskab
Et administrationsregnskab kan modtage poster fra 1 eller flere styringsregnskaber.
Så der er nogle små krøller når det kommer til processen.
- Eftersom flere styringsregnskaber kan melde ind til et administrationsregnskab (omvendt relation fra klient og styring), så betyder det selvfølgelig at kun poster der oprinder fra et af styringsregnskab hvor lukningen køres, er dem som der summeres og lukker i administrationsregnskabet.
- Hvis der er flere styringsregnskaber til et administrationsregnskab, skal alle have den samme opsætning af forretningsperioder. Processen skal også køres i alle styringsregnskaber, nok mere eller mindre på samme tidspunkt, for at få et retvisende resultat.
- Hvis der er andre poster i administrationsregnskabet, f.eks. manuelle andre bogføringer, så skal de så lukkes i regnskabet efterfølgende af styringsregnskaber.
- Når man danner nye/lukker forretningsperioder, så dannes/lukkes også regnskabsperioder i administrationsregnskabet ligesom det gør med klientregnskaberne. Men eftersom flere styringsregnskaber kan bruge samme administrationsregnskab, og hvis man kørte med samme opsætning og samme proces i alle styringsregnskaberne, så ville de samme regnskabsperioder forsøgt dannes/lukkes, når man gør samme proces i flere styringsregnskaber.
Derfor er det kodet lidt om, så når man ”danner/lukker” over imod administrationsregnskaber så forsøger den, men springer over hvis de findes. - Efter som lukningen af regnskabsperioder sker ved lukningen af forretningsperioder, så skal den almindelige nulstilling af administrationsregnskabet ske lige efter styringsregnskaberne, da man jo ”lukker for bogføring” (ved godt man ikke gør, men du ved).
Så klient- og administrationsregnskaber virker ens, men processen er lidt længere med sidstnævnte, hvis man skal være helt korrekt.