1. Indledning
Der gøres udtrykkeligt opmærksom på at, der i forbindelse med opsætning af forretningsstyring rettes i centrale finansopsætninger, der påvirker systemets grundlæggende adfærd . Opsætningen bør derfor kun foretages af øvede brugere.
Potentielt kan arbejdet omfatte mange regnskaber, og der derfor tilsvarende tidskrævende at sætte op. Dimensionsregler ændres og derfor vil det også ændre sig, hvad der er tilladt at bogføre! Den kombination gør at det er en opsætning der skal times me den øvrige drift.
Lav ikke forretningsstyringsopsætning umiddelbart før, der skal laves huslejeopkrævningskørsel, ellers du risikere at opkrævnigen ikke kan bogføres!
Du bør altid teste efter opsætningen er afsluttet, og når vi taler forretningsstyring er det altid i et sandkassemiljø først.
Afsæt fornøden tid til at opsætte og teste den omfangsrige opsætning, så du ved det virker før du skal bruge funktionaliteten for alvor første gang!
I grundopsætningen af finansen som foretaget i tidligere skridt, er der allerede forberedt tiltag til forretningsstyring. Nedenstående skal således være på plads inden der startes på dette trin:
- Et tomt skabelonregnskab uden posteringer med samme konti som styringsregnskabet
- Finansposteringer, der alle er bogført i et styringsregnskabet med dimensionen "REGNSKAB" og en værdi for det pågældende regnskab som posteringerne slutteligt havne i
- En liste over klientregnskaber der skal oprettes.
- I finansopsætningen skal regnskab og ejendom være defineret som henholdsvis global dimension 1 og 2.
- Klienter skal alle have sat påsat regnskabsdimension og værdi.
- Alle konti skal have Dimensionen "REGNSKAB" opsat som tvungen kode.
I denne guide arbejdes med et styringsregnskab og et administrationsregnskab. Systemet tillader imidlertid flere styringsregnskaber. Hver klient kan kun administreres af et styringsregnskab. Systemet tillader brugen af finanskonto mapningssæt, men denne funktion anvendes ikke i artiklen.
2. Medens arbejdet foregår
Medens opsætningen af forretningsstyring pågår, ændres centrale opsætninger. Derfor må der ikke arbejdet i systemet medens opsætningerne foretages.
Det er vigtigt at ingen arbejde med bogføring medens opsætningen af forretningsstyring pågår. Dvs. under udførelsen af dette skridt skal der ikke bogføres i systemet.
3. Fastsæt navnelogik til regnskaber
Beslut dig for en navnelogik med afsæt i ovenstående. Ved navngivningen af klientregnskaberne, er det værd at huske på at det ikke er muligt at omdøbe et regnskab i "Business Central Online". Det er også vigtigt at gennemtænke at der kan ligge andre regnskaber i databasen. Det er hensigtsmæssigt at styringsregnskab og klientregnskab er grupperet sammen
I efterfølgende anvendes nedenstående.
FS-0000 Styringsregnskab
FS-0010 Ask Invest AS
FS--0020 Birk Invest AS
FS-0030 Ege Invest AS
FS-0040 Fyr Invest AS
FS-0050 Gran Invest AS
FS-0060 AB Hvid-pil
FS-9999 Administrationsregnskabet Godt Bo
FS-0000 er Styringsregnskabet, FS-9999 er administrationsregnskabet. Øvrige er klientregnskaber.
Der er i alt plads til 30 karakterer i regnskabsnavnet, så forkortelser kan være nødvendige.
I det tilfælde at der var flere styringsregnskaber og/eller administrationsregnskaber ville det påvirke nummerlogikken på styrings- & administrationsregnskabet.
4. Dimension "REGNSKAB" har følgende værdier
Disse er oprettet under indkøringen og er pt. tilknyttet klientkortet.
Måske mangler dimensionsværdien til administrationsregnskabet (i eksemplet '9999'). I givet fald skal denne oprettes.
5. Gennemgå skabelonregnskabet (måske endnu engang)
"Klient-Skabelonregnskabet" åbnes:
6.1. Gennemgå opsætninger og tjek konti
Tjek at alle finanskonti og finanskontotyperne fra styringsregnskabet er tilstede i klientregnskabet. Når du engang først starter med at oprette klientregnskaber, skal du ind i hver enkelt regnskab at rette bagefter. Det vil du gerne undgå.
6.2. Opret dimension "OPRINDELSE"
Opret dimensionen OPRINDELSE i skabelonregnskabet, hvis den ikke allerede er oprettet
Søg "Dimensioner, og åben opsætningsbilledet".
Dimensionen "OPRINDELSE" tilføjes listen ved at klikke på "Ny".
6.3. Opret dimensionsværdien tilhørende "OPRINDELSE"
(stadig i skabelonregnskabet)
Opret nu dimensionsværdien til koden for styringsregnskabet, Koden sættes til '0000' og navnet til "Styringsregnskab".
"FS-0000" var navnet til styringsregnskabet, da det blev oprettet under regnskaber. I eksempel er de '0000' taget herfra. FS (kort for "forretningsstyring"). Det er blot et forslag til en grupperingskode, en anden kan vælges. Men en grupperingskode er smart, da regnskaberne inden for styringskynken på denne måde placeres sammen. Der kunne være andre regnskaber i installationen der ellers ville ligge indimellem.
6.4. Opret evt. kildesporet 'FORRETFØRR', hvis det ikke er oprettet.
Søg på Kildespor og åben billledet. Hvis kildesporet endnu ikke er oprettet skal det oprettes. Er det oprettet i forvejen, kan skridtet overspringes.
7. Opret regnskaber via kopier regnskab
7.1. Udfør KUN dette skridt, hvis relevant: Kopier styringsregnskab til regnskab med nyt navn
Har styringsregnskabet allerede sit rette navn, skal skidtet her overspringes!
I dette eksempel antages det at styringsregnskabet pt. er navngivet til et navn uden for nummerlogikken, derfor kopieres dette til et nyt navn for at få regnskabet placeret sammen med øvrige regnskaber. Der er en sidste chance her for at korrigere for en ændret navnelogik til styringsregnskabet, der passer ind i nummereringen af navne der indgår i forretningsstyringen.
Bemærk styringsregnskabet bør ikke kopieres til en ny navnelogik, hvis der er opsat integrationer mv., eksempelvis Document Capture eller eller andet. Så nærværende skridt - hvis relevant - bør kun påbegyndes, hvis man har et selvstændigt regnskab der ikke kommunikerer med andet.
Tryk på "kopier".
Angiv det nye navn på styringsregnskabet
Afvent at regnskabet bliver kopieret.
Tjek om det nye regnskab er ok, altså svarer det det regnskab der kopieres fra
Fremadrettet skal der arbejdes i det nye regnskab "FS-0000 Styringsregnskab", og ikke i kilderegnskabet.
(kilderegnskabet kan slettes, når du ved at alt er ok i den nyoprettede kopi; under alle omstændigheder bør det spærres for bogføring)
7.2. Kopier klientregnskaber fra skabelonen
Søg efter "Regnskabsoversigt".
Stå linjen "klientregnskabsskabelon regnskabet
Udfyld kopiér virksomhedsskærmbilledet
Afvent til klientskabelonregnskabet er kopieret til det nye klientregnskab. Det tager nogle minutter!
Tryk ok når kopieringen er afsluttet
Det nye klientregnskab er nu at forefinde i regnskabsoversigten.
7.3. Kopier evt. øvrige klientregnskaber & administrationsregnskaber fra skabelonen
Ovenstående kopi proces for skabelonregnskabet, gentages for regnskaberne
Stå altid i linjen med klientregnskabsskabelonen og kopier klientregnskaberne/administrationsregnskabet derfra.
: 'FS-0020 Birk Invest AS', 'FS-0030 Ege Invest AS', 'FS-0040 Fyr Invest AS', 'FS-0050 Gran Invest AS', 'FS-0060 AB Hvid-pil' og 'FS-9999 Administrationsregnskabet Bo-Godt AS'
7.4. Tjek regnskabsoversigten
Tjek at regnskaberne er oprettet korrekt i oversigten.
Vær ekstra omhyggelig, da med udførelsen af denne proces, da regnskaber ikke kan omdøbes efterfølgende. "Vist navn" for regnbskabet kan rettes men ikke "Navn" og grupperingen foregår via "Navn"
7.5. Giv regnskaberne en indikator
Valg af indikator, rummer ingen funktionalitet men fremmer alene overskueligheden så man bare ved at man står i rette regnskab.
Søg på "virksomhedsoplysninger"
I et driftsmiljø, vil cirklen være rund.
Ved at vælge indikatorer minimeres risiko for at der fejlagtigt vælges et forkert regnskab
Reserver evt. farvemuligheden lysegrøn til styringsregnskabet, herved er det let at tjekke om man står det rigtige sted. Der er ikke så mange farvemuligheder tilgængelige, så dobbelte farver er uundgåelige, hvis der er mange regnskaber.
I virksomhedsteksten, er der ikke plads til mange karakterer, så det vil være nødvendigt at afkorte teksten,.
Gennemgå samtlige regnskaber i oversigten og giv dem en "indikator".
8. Åben styringsregnskabet
Gå ind i styringsregnskabet.
9. Slet regnskabsdimensioner på klienter.
ADVARSEL: Kopieringen af ALLE klientregnskaber være afsluttet inden der forsættes til næste skridt. Driften er forstyrret idet øjeblik man begynder at ændre det eksisterende dimensionsopsæt, da regnskabsdimensionen herefter ikke vil blive tildelt automatisk.
Nedenfor beskrevne handlinger foretages alle i styringsregnskabet, som du jf. tildigere skridt er skiftet til.
Som en del af indkøringen, havde klienterne fået påsat regnskabsdimensionen. Disse tilknyttede regnskabsdimensioner og værdier slettes nu igen.
Bemærk i øvrigt at administrationsregnskabet IKKE er oprettet som en klient!
Bemærk at det KUN er regnskabsdimensionen, der skal slettes mens klientdimensionen IKKE må slettes. Dimensioner tilknyttet klientkortet ser herefter ud som nedenstående:
Ingen klienter har efter dette skrift en DImension Regnskab + værdi tilknyttet
10. Definer regnskabsroller
Vi skal nu definere, hvilken rolle de forskellige regnskaber her. Stå fortsat i styringsregnskabet og søg på "Regnskabsroller".
Opsæt regnskabsroller som nedenstående:
Inden for regnskabsrollerne må der maksimalt være et 1 styringsregnskab og maksimalt 1 administrationsregnskab.,
11.1 Slå administrerede sessioner til i ejendomsopsætningen
Søg efter "Ejendomsopsætning" og åben kortet.
Stå i styringsregnskabet og angiv, at administrerede sessioner er tilladte på ejendomsopsætningskortet.Søg på "Ejendomsopsætning".
Sæt "Tillad brugen af Administrerede sessioner".
12. Udfyld "Forretningsføringsopsætning" for styringsregnskabet
Stå i styringsregnskabet og opsæt "Forretningsføringsopsætningen. Søg på "Forretningsføringsopsætning"
Kortet udfyldes med som nedenstående.
13. Opsæt Forretningskonteringsregler
13.1. Sæt forretningskonteringer på klienterne
(Vi er stadig i styringsregnskabet)
Som erstatning for dimensionerne tilknyttet klienten, oprettes en klientkonteringsregler til hver klient, Dette kan ikke gøres fra listebiledet, men skal udføres for det enkelte klientkort ved at åble selve klientkortet.
Angående konteringsregler fortæller "KLIENT", hvilket regnskab finansposterne skal havne i, hvis posterne skal flyde til Klientregnskabet. 'ADMIN'-koden fortæller hvilken regnskab posterne skal flyde til, hvis posterne skal flyde til et administrationsregnskab. Herved bliver funktionaliteten væsentlig mere fleksibel, end når regnskabskoden blot trækkes fra klientkortet.
Konteringsreglerne specificeres på finanskonti og minimerer risikoen for bogføringsfejl
Der sættes klientkonteringsregler på alle de restende klientkort, dvs. i eksemplet K020, K030, K040,K050, K060 og K070. Klienten skal svare til regnsksdimensionsværdien, så for klientkortet K020 bliver det '0020'.
13.2. Sæt forretningskonteringer på Ejendomskortene
Åben ejendomskortet, her E00100
Tilknyt forretningskonteringsreglen
Forretningskonteringskoden tilknyttes ligeledes øvrige ejendomme, i eksemplet vil det sige ejendommene: E00200, E00300, E00400, E00500, E00600, E00700, E00800 og E00900.12. Aktiver tillad brugen af Administreret Session
14. Udfyld "Forretningsføringsopsætningen" for hver af klientregnskaberne
Regnskabet: 'FS-0010 Ask Invest AS åbnes'.
Forretningsføringsopsætningen udfyldes for regnskabet FS-0010 Ask Invest AS åbnes'. Søg på 'Forretningsføreropsætning'
Tryk evt. på Rediger knappen hvis forretningsføreropsætningen er låst.
Dobbelttjek at dimensionen "Oprindelse" og den tilhørende værdi '0000' er oprettet i klientregnskabet. Måtte den være glemt er her en god lejlighed til at få den oprettet. Du får brug for den senere!
Udfyld kortet for klientregnskabet som nedenstående.
Forretningsføringsopsætningen udfyldes for de øvrige klient- og/eller administrationsregnskabet, dvs. hvert af nedenstående regnskaber anført nedenfor:
FS-0020 Birk Invest AS
FS-0030 Ege Invest AS
FS-0040 Fyr Invest AS
FS-0050 Gran Invest AS
FS-0060 AB Hvid-pil
FS-0070 Ejerforeningen Lenga
FS-9999 Administrationsregnskabet Bo-Godt AS
Hvert regnskab åbnes op og forretningsføringsomsætningen udfyldes på tilsvarende vis inde i hvert regnskab. .
15. Udfyld "Styrede regnskaber"
Gå tilbage til styringsregnskabet.
Søg på "Styrede regnskaber"
Opsæt styrede regnskaber som nedenstående;
16. Angiv forretningsføringstype i styringsregnskabet
I styringsregnskabet skal alle konti være styring. Værdien kan anføres manuelt, men der eksisterer også en kørsel der lettegør processen. Søg på "Sæt for"
I styringsregnskabet er alle kontis forretningsføringstype herefter sat til "Styring"
17. Sætte Forretningskonteringsregler
(stadig i styringsregsnkabet)
Finanskontoen rummer også forretningskonteringsregler. Ved du at posteringen altid skal i enten et klientregnskab, eller i et administrationsydelse, kan dette angives her.
Det er en god ide at sætte forretningskonteringsregler op, da disse hjælper mod fejlkonteringer.
18. Sætte Forretningskonteringsbogføringstype i klientregnskaber
Vi skifter til klientregnskabet 'FS-0010 Ask Invest AS'. Søg på "Sæt forretningsføringstype på finanskonti".
Vælg klient, jf. nedenstående og tryk på 'OK'
Alle finanskonti i klientregnskabet 'FS-0010 Ask Invest AS', har nu fået foreetningsføringstypen "klient".
Samme proces udføres i øvrige klientregnskaber, dvs. "FS-0020 Birk Invest AS", "FS-0030 Ege Invest AS", "FS-0040 Fyr Invest AS", "FS-0050 Gran Invest AS", "FS-0060 AB Hvid-pil" og "FS-0070 Ejerforeningen Lenga".
19. Sætte Forretningskonteringsbogføringstype i administrationsregnskabet
Vi skifter til administrationsregnskabet.
Søg på "Sæt forretningsføringstype på finanskonti"
Sæt "Ny forretningsføringstype" til "Administration".
20. De første finansoverførsler laves i et sandkassemiljø
Forretningstyringen er nu færdigopsat. Men inden denne tages i brug, skal du lave en sandkasse og teste bogføringen her. Det er vigtigt at dette skridt pågår, da oprydningsarbejde i forbindelse med fejlposteringer er tidskrævende.
Det tager kun 1/10 af den tid det tager at teste som det tager at rydde op. Så det anbefales på det kraftigste at teste i en sandkasse før processerne afvikles i driftsmiljøet.
I denne artikel kan du læse om, hvordan du laver et sandkasse miljø.
21. Oprette finansoverførsler
(første gang i sandkassemiljøet)
1. Søg på "finansoverførelsesliste"
2. Opret Finansoverførsler
Følgende fremkommer:
(der er ikke foretaget bogføringer i FS-0040, FS-0070 eller FS-9999, hvorfor de ikke er på listen)
22. Bogføre finansoverførsler
(første gang i sandkassemiljøet)
Stå på en linje og tryk på 'Bogfør i regnskab'
Man kan også skifte til regnskabet eksempelvis FS-0010 Ask Invest AS og trykke på bogfør her. Det går hurtigere, og evt. fejlmeddelelser vil også være mere synlige såfremt man skifter regnskab.
Dette gøres med alle linjerne. Listen er herefter tom:
23. Afstemme balancer mellem styring og klientregnskab
(første gang i sandkassemiljøet)
Søg herefter på "Sammenligning af klientkonti. Rapporten køres først for 'FS-0010 Ask Invest AS'
Resultater er i eksplet som følger:
Rapporten køres herefter for øvrige regnskaber for at tjekke at overførslen er gået godt.
Bemærk at rapporten har en filtreringsmulighed der kun viser uoverensstemmelser.
24. Afstemme balancer mellem styring og administrationsregnskab
(første gang i sandkassemiljøet)
Tilsvarende for afstemningsrapporten for klientregnskaber eksisterer der en rapport der afvikles for administrationsregnskaber. Denne findes ved at søge på Sammenligning af administratiionskonti"
24. Go-life
Når du:
- Har bogført finansoverførslerne i klient .
- Tjekket at balancerne passer
Udføres trin 21 til 24 igen, men nu blot i driftsmiljøet. Herefter kan du blot afvikle processerne i driftsmiljøet.
25. Best practice angående forretningsstyring
- Lav overførsler 1 gang ugentlig
- Afstem efter endt bogføring balancerne mellem klientregnskaberne og styringsregnskabet
- Afstem efter endt bogføring balancerne mellem klientregnskaberne og styringsregnskabet