Hvis der er kommet en indetaling (eller en tilbageførsel) på et gammel kundenummer, vil denne ikke umiddelbart blive udlignet, så er der en opgave i at finde ud af hvor indbetalingen hører til. Det kan i princippet være en kompleks proces, hvis der arbejdes med mange ejendomme og banker.
Nedenstående er et eksempel på en sådan proces, da processen i sidste ende kræver brugerens vurdering af hvilken opkrævning som indbetalingen/tilbageførslen) vedrører.
Søgningsprocessen, kan blive mere effektivt. hvis nedenstående værdier på kundeinformationskortet er udfyld:
Søgeprocessen kan afvikles uden de 2 felter er udfyldte, men bliver i dagens natur mindre målrettet.
Processen
- Stil dig på linjen der ikke kan bogføres (pos. 1 på skærmbillede)
- Som det kan ses på linjen, så er et tidligere ID nok blevet brugt ved indbetalingen, da Nets har sendt opkrævningens betalingsdato 01-11-2023 retur (pos. 2 på skærmbillede).
Endvidere er IDet (3) ikke det samme som de andre, da linjen starter med 01025, imens de andre starter med 01035 (linjerne tilhørende sektion 3). Så et rimeligt gæt ville være at personen har indbetalt med et gammelt kort, dog et kort med et ID genereret fra systemet.
I eksemplet har du nu to valg muligheder:
- Manuelt fortælle systemet hvilken opkrævning betalingen egentlig vedrører
- Få hjælp til at finde opkrævningen som betalingen vedrører
Mulighed 1: Den manuelle proces.
Hvis du manuelt vil fortsætte, så skal du vælge Linje (4) og Rediger opkrævningsreference (5a). Herefter kan feltet Opkrævningsreferencenr. på linjen ændres, hvor i der eksempelvis kunne skrive 01035 eller slå op og finde opkrævningen.
Mulighed 2: Den systemassisterende proces.
Hvis du vil have hjælp fra systemet, så kan du trykke på Linje (4) og Undersøg (5b).
Det åbner et nyt vindue hvor linjens værdier er tastet ind og jeg trykker Find (6b).
Nu vises en oversigt over potentielle kundeopkrævningerne, og her finder systemet et par linjer som matcher ret godt (7b) med de værdier der er modtaget fra Nets.
Det giver god mening, da alle oplysningerne oprinder fra systemet, så oplysninger der kommer retur fra Nets, er alle nogen som systemet bør kunne genkende.
Den øverste linje matcher ”Meget høj”, men er en tidligere opkrævning da betalingsdatoen er 01-11-2023 (8b) – igen, det giver mening, da de oplysninger der er sendt fra Nets, kommer fra den opkrævning personen har indbetalt på, som er en gammel opkrævning.
Den næste linje er den korrekte linje, og er den opkrævning som personen i virkeligheden skulle have indbetalt ind på, da betalingsdatoen er 01-01-2024 (9b) og vi genkender 01035 i starten af betalingsidentifikation (10b).
Så jeg vælger den linje, trykker på knappen Vælg (11b) og trykker OK 12(b).
Det kopierer opkrævningsnummeret og Nets-kundenummeret fra kundeopkrævningen til betalingslinjen.
Herefter kan proceduren evt. gentages på andre linjer, ellers fortsættes standard procedure (validér forsendelse, behandl notifikationer, opdater status, bogfør).