Quick-links
Indledning
Synkroniserings-App'en lettergør arbejdet med at vedligeholde finanskontoplaner indenfor en samling af et styringsregnskab og forbundne klientregnskaber og evt. et administrationsregnskab. Et styringsregnskab med forbundne klientregnskaber og evt. et administrationsregnskab kaldes en "synkroniseringsgruppe",
Forretningsstyring involverer et eller flere styringsregnskaber, hvortil der hver især er knyttet et sæt af klientregnskaber og måske et administrationsregnskab. Ofte vil der være et ønske om ens kontoplaner indenfor gruppen af regnskaber, da det rent forståelsesmæssigt er svært at forholde sig til at eksempelvis konto 1010 i et regnskab, er det samme som eksempelvis konto 1750 i et andet og måske 20050 i et tredje.
Det er da også "best practice" med forretningsstying at benytte ens kontoplaner inden for gruppen. Men det er også muligt at deaktivere synkroniseringen for et administrationsregnskab, såfremt kontoplanen her afviger fra resten af gruppens kontoplaner.
"Best practice" med forretningsstying at benytte ens kontoplaner indenfor en synkroniseringsgruppe.
Finanskontosynkroniserings-App'en understøtter bestræbelserne på at få en ens kontoplan indenfor en regnskabsgruppe, her benævnt "synkroniseringsgruppen": Funktionaliteten synkroniserings-Appen tilbyder er følgende:
- Når der er oprettet en konto (eller koni) i et styringsregnskab kan den eller disse, kopieres til forbundne klientregnskaber eller administrationsregnskaber
- Opdaterer navnet på en konto (eller konti) fra et styringsregnskab kopieres ud til relevante klientregnskaber eller administrationsregnskaber
Desuden indeholder App'en en mulighed for let at sikre, at der er sat tvungen regnskabsdimension på alle finanskonti i kilderegnskabet, hvilket er best practice når der anvendes forretningsstyring.
Da der let kan være 50+ klientregnskaber betyder det potentielt en tidskrævende opgave at vedligeholde konti ud gennem regnskabsgruppen. "Dynamics Property" har pt. ikke en funktionalitet der gør dette vedligeholdelsesarbejde lettere Denne artikel omhandler brugen af denne App. Den kan rekvideres ved at kontakte os. Det er en App, der endnu ikke er tilgængelig vi "AppSource" og den er stadig under test, så rettelser må påregnes..
App'en lader dig definere et antal 'regnskabssynkroniseringsgrupper' heril kan der så tilknyttes en liste af regnskaber. Listen består af et kilderegnskab og en række af målregnskaber. Kilderegnskabet vil være styrringsregnskabet, medens målregnskaberne enten vil være klientregnskaber eller administrationsregnskaber, Trykkes der på synkroniser, synkroniseres konti fra styrringsregnskabet til definerede klienter og administrationsregnskaber.
Da der potentielt er mange regnskabers kontoplaner der påvirkes i 1 arbejdsgang, bør der arbejdes med "omhu" og specielt bør brugeren gøre sig klart hvad synkroniseringsværktøjet kan og ikke kan.
Installation
Det er en App-fil der manuelt uploades.
Vi anbefaler at du lader os hjælpe dig med at installere App'en, så kan vi tjekke at den fungerer som tilsigtet.
Opsætning
Der er ikke lavet et menu-område til App'en hvor siderne der skal bruges til opsætningen skal fremsøges.
1. Er dimensionen til "REGNSKAB" ikke oprettet, opret evt. dimensionen
(er den oprettet skal du springe punktet over)
2. REGNSKAB, skal sættes som Global Dimension?
Du skal derefter sikre dig at REGNSKAB er sat som en af de 2 globale dimensioner Det vil være en naturlig at følge opsætningsguiden for "forretningsføring".
Det er absolut en god ide, at lade regnskabet være en global dimension, idet filtrering på denne umiddelbart vil være tilgængelig i forskellige rapporter osv.
Når det anbefales, at REGNSKAB anvendes som global dimension, skyldes det at regnskabet er centralt og at BC tillader filtrering i mange skærmbilleder på Global 1 og Global 2 dimensionerne.
3. Definer regnskabssynkroniseringsgrupper og regnskaber
Strukturen er følgende:
Regnskabssynkroniseringsgruppe A
Styringsringsregnskab A
Klientregnskab A1
Klientregnskab A2
...
Regnskabssynkroniseringsgruppe B
Styringsringsregnskab B
Klientregnskab B1
Klientregnskab B2
...
Osv.
Først oprettes regnskabssynkroniseringsgrupperne:
Nedenfor vises eksempelvis 2 synkroniseringsgrupper.
Opret "Ny" indgiv "Kode" og en valgfri beskrivelsestekst
Tilknyt ny regnskaber til gruppen:
Herefter fremkommer listen af regnskaber inden for gruppen.
4. Opsæt regnskabssynkroniseringsopsætningen
I hvert af styringsregnskaberne (dvs. klideregnskaberne), skal der laves en synkroniseringsopsætning.
Regnskabsdimensionen angiver hvilken dimension, der anvendes til at påføre regnskabet til transaktionen. Når den angives i opsætningen, skyldes dette knappen til at påføre obligatorisk dimensionsværdi til finanskonti.
Regnskabssynk.. gruppe, angiver hvilken synkroniseringsgruppe kilderegnskabet er i.
Udvidet synkronisering. Angiver om der skal medtages basissynkroniseirngsoplysninger om de foskellige finanskonti.
En aktivering af udvidet synkronisering, betyder at underlæggende opsætninger skal vedligeholdes på tværs af regnskaber. Det er ikke nødvendigt at aktivere udvidet synkronisering for at forretningsføring virker.
Det er ikke nødvendigt at aktivere udvidet synkronisering for at forretningsstyring virker. En motivation for udvidet synkronisering kan være en mere sigende kontoplan i klientregnskaberne, men det er ikke nødvendigt for at forretningsføring fugerer.
"Uden udvidet synkronisering" er aktiveret synkroniseres følgende felter på finanskonto tabellen:
- Nummer
- Navn
- Kontotype
- Direkte bogføring
- Resultat/balance
- Blokeret
- Indrykning
- (Forretningsføringstype sættes som følge af opsætningen)
Med udvidet synkronisering synkroniseres herudover følgende felter:
- Kontokategori
- Underkategoribeskrivelse
- Underkategori postnummer
- Debet/Kredit
- Bogføringstype
- Virksomhedsbogføringsgruppe
- Produktbogføringsgruppe
- Momsvirksomhedsbogføringsgruppe
- Momsvirksomhedsbogføringsgruppe
- Standard periodiseringsskabelon
- Konsolideringskonto
Brug af funktionaliteten
5.a Synkronisering af en konto
Synkroniserer en enkelt konto, kan udvirkes enten fra finanskontoen, eller fra finanskontolisten.
5.b Synkronisering af alle konto
5.c Påsæt regnskabsdimensionskode på alle finanskonti
resultatet vil være følgende:
Afgræsning af funktionalitet
Det er vigtigt at vide, hvilke operationer synkroniseringsappen understøtter, og hvilke der ikke understøttes. En brug uden forstëlse herfor kan skabe mere uorden og resultere i et større arbejde, end at holde styr på kontoplanerne manuelt.
Følgende inderstøttes IKKE:.
Omdøbninger af "nummer" og sletning af konti understøttes ikke, og skal udføres manuelt
Synkroniseringsappen holder ikke styr på omdøbninger dvs. hvis finanskontoen gives et nyt nummer. Sletning af en eller flere konti understøttes heller ikke. Så omdøber du eksempelvis en konto, og synkroniserer derefter, ser det korrekt ud i kilderegnskabet, men i klientregnskabet bliver kontoen ikke omdøbt. Men der optræder derimod en ny konte for kontoen der er omdøbt.
Derfor kræver omdøbning af konti at alle regnskaber i synkroniseringsgruppen omdøbes manuelt. Tilsvarende med sletning af konti.