Indledning
Betalingsservice eller populært kaldet "Nets" er et kompleks og omfattende område, Termerne er er platformspecifikke og mestrene man ikke disse er vejen lang. Denne artikel forsøger at hjælpe dig godt i gang med området.
Der eksisterer flere varianter af Betalingsservice:
1. Betalingsservice Basis: Opkrævningen laves fra dit økonomistyringssystem, Kunder der er tilmeldt betalingsservice trækkes beløb fra deres bankkonto. Du sender fakturaer afsted på¨øvrige.
2. Betalingsservice Total: Opkrævningen laves fra økonomistyringssystemet. Betalingsservice holder styr på, hvem der er til meldte betalingsservice
3. Betalingsservice Web: Er tiltænkt mindre kunder og du vedligeholder manuelt stamdata og satser
4. BS+:Omvendt system der foretager betalinger og betalingsservice sender en konteringsfil.
Dynamics Property understøtter alene "Betalingsservice Total"
Hvorfor Betalingsservice
Det er nok den mest friktionsfrie måde at opkræve en stor mængde betalinger der indbetales med en fast frekvens. Da der måske skal opkræves leje for 1.000 lejere eller mere, er det en stor fordel at kunne trække beløbet fra lejernes konti direkte. Der eksisterer idag billigere løsninger per transaktion, der afvikles via betalingskort, men den administration der medfølger skift af kreditkort samt de komplikationer dette medfører, gør stadig betalingsservice som den foretrukne løsning til opkrævning af husleje.
Begreber
"Dataleverandøren" er ganske simpelt den juridiske enhed der håndterer dataflytningen. Populært sagt kan man sige at det er flyttefirmaet.
I Dynamics Property er der plads til 1 og kun 1 flyttefirma.
Til gengæld kan dataleverandøren håndtere data fra et et vilkårligt antal juridiske enheder. Så i praksis er det ikke en begrænsning. Dataleverandøren nummeret er ofte lig CVR. nummeret på den juridiske enhed, der angives som "flyttefirmaet".
Registreringer under dataleverandørniveauer sker per juridisk enhed.
Kreditortoraftalen, er opkrævningsaftalen med betalingsservice. Hver aftale kan identificeres vi et unikt nummer, nemlig PBS nummeret. Når du henvender dig til betalingsservice skal du enten have dit CVR.nr. eller dit PBS numme klar.
Debitorgruppen er en måde at opdele opkrævningerne på. Debitorgruppen er ofte '00001', men der kan være flere. I et selskab kan der naturligvis vis være flere ejendomme. Hvis der oprettes flere debitorgrupper under samme PBS nummer, kan der via debitorgruppen peges på forskellige bankkonti.
Kundenummeret er måden nets holder styr på den enkelte debitor, der skal opkræves leje. Har debitoren tilmelt sig betalingsservice opretter Betalingsservice endvidere en aftale med kunden om at der må hæves et beløb på dennes konto. En sådan aftale - et mandat - har et aftalenummer hos betalingsservice. Kundenummeret er valgfrit. I Dynamics Property, har kundenummeret en struktur så betalinger lettere kan identificeres.
Kreditors bankkonti - altså dine bankkonti - skal være forsynet med FI advisering for at kunne modtage betalinger fra betalingsservice. Det er dit pengeinstitut, der tildeler dette nummer. Derfor skal du kontakte dit pengeinstitut og sikre dig at de konti, der skal modtage betalinger fra betalingsservice har et FI-nummer.
Dialogen med betalingsservice har det med at blive lidt kryptisk. Dialogen kan være når du modtager "601 filen" - nedenfor kan du se, hvad der menes med disse filbetegnelser.
601-filen er en opkrævningsfil
602-filen indeholder indbetalinger fra betalingsservice
603-filen indeholder ændringer omkring kundeaftaler - er lejere tilmeldte eller ikke tilmeldte betalingsservice (filen understøttes pt. ikke af Dynamics Property).
604 filen er en fil der kan bestilles hos betalingsservice. Den indeholder en ndeholder en oversigt over til og afmeldinger til betalingsservice. Du kan også bestille en samlet oversigt. Filen er pt. ikke undertsøttet af Dynamics Property.
605-filen kan flere ting. Du kan tilmelde nye kunder via filen, eller omdøbe kundeinformationsnummeret hos betalingsservice.
v-filer, er betalingsservices bekræftelse på at din fil er modtaget. Reelt set er den dog ikke behandlet endnu og det er alene en bekræftelse på at den er strukturelt i orden.
d-filer er følgefiler, en kvittering for at du har afsendt filen.
Få en kreditoraftale
https://www.betalingsservice.dk/erhverv/ny-kunde
Planlægning af ændringer til en eksisterende aftale
Betragtes betalingsservice fakturerings- & indbetalingscyklus jf. nedenstående - er der kun begrænset "fjumretid". Endvidere er betalingsservice bygget op omkring batch-processering, så resultatet kan først ses den efterfølgende dag. Så det kræver behøring planlægning, når der røres ved de grundlæggende registreringsforhold hos betalingsservice
Du kan se frister mv. for opkrævninger i deres betalingskalender.
Forberedelse
Du kan forberede dig ved følgende:
- Sikre dig at du har overblik over dine batalingservice registreringer, se eksempelvis skemaet som er en del af denne artikel. Det du ved blive ID'er der skal ændres gør dialogen med betalingsservice mere intuitiv.
- For hvert PBS nummer, bør du sikre dig at du har adgang til kundeportalen. Det er en ekstarydelse, men det giver stor sikkerhed for kunne se om dine registreringer er gået gået. Du kan også tjekke de opkrævninger du har fremsendt her.
- Når du regner med at have dine login's på plads - tjek om de virker. Gør det til at starte med, så du har sikkerhed for at du kan afsende og modtage filer :-) Det tager tid at få på plads, så tjek det i god tid.
Hver PBS-aftale har sin egen kundeportal. Det er en rigtig god ide, at have adgang til denne.
- Når du retter henvendelse til Betalingsservice, skal du kunne eftervise at du har prokura til at lave opkrævningerne. Det sker i form af selskabets (og eller foreningens) vedtægter samt seneste bestyrelsesreferat, der bl.a. skal indsendes i forbindelse med sikring mod hvidvask.
- En af de første ting du bør gøre er at sikre dig at dit login virker, hvilket kan ske via linket https://ft.pbs.dk/pbs
Du får også brug for det login, der er angivet i velkomstbrevet. Ved flere PBS-numre skal du vælge velkomstbrevet til det selskab, hvortil din dataleverandøraftale er knyttet;
Login sker i 2 skridt: 1) Ført mitid, så 2) via det login der er oplyst i velkomstbrevet,
- Når du har fået dit dataleverandørnummer og dit PBS nummer bør du sikre dig at tegnsæt mv. bliver vist rigtigt ved a følge beskrivelsen i vores faq
- Når alt er opsat bør du lave en testopkrævning senest 7 dage før deadline, se forløb af nærværende artikel.
Hent skemaet til arbejdsformål
Råd om dialogen med betalingsservice
- Mastercard er et større firma og vejen igennem omstillingen er lettere kompleks. Derfor må rådet være at få et ticket nr. først og dernæst evt. ringe på +45 8081 0707.
- Du kan få et ticketnr. og indsende materiale via selvbetjeningsportalen.
Scroll ned på siden og du kommer til følgende
Har du svært ved at finde ud af hvilket område din forespørgsel dækker - overvej om du laver en ticklet (vælger det du tror dækker bedst) før du ringer til betalingsservice.
Test af opkrævningsfilen
Få testet din opkrævning i god tid via betalingsservice testformular.
Lav et sandkassemiljø.
I sandkasse miljøet - på dataleverandørkortet - skal du først ændre systemet fra "BS1" til "KR9"
.
.
ændres til KR9
1. Opsætningen af betalingsservice afsluttes i produktionsmiljøet
2. Lav et sandkassemiljø
3. I sandkassemiljøet skift delsystemet fra BS1 til testsystemet KR9. Det sker på dataleverandørkortet
4. Lav en testopkrævning i sandkassemiljøet
5. Udlæs 601 filen fra sandkassemiljøet (opkrævningsfilen) og upload test-opkrævningsfilen jf. instruktionerne fra betalingsselservice testformular
6. Når du modtager besked fra betalingsservice, at de er klar uploader du den samme testopkrævningsfil via sftp forbindelsen til betalingsservice